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Kristin Reinbach

Expertin & Unternehmensberaterin für Marktorientierung & Performance bei krysalis consult
Unterstützt Führungskräfte & Teams in komplexen Organisationen von DAX bis Mittelstand dabei, ihre Ziele zu erreichen. Mehr als 15 Jahre Erfahrung in Vermarktungs- und Performance-Themen. "unkonventionell, kreativ & analytisch stark, wertschätzend, effektiv"
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Von ‘völlig wahnsinnig’ zu ‘machbar’: Die transformierende Kraft guter Projektplanung

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Neulich war ich selbst mal wieder dieser demotivierenden Illusion zum Opfer gefallen: Dass man aus großen Plänen direkt in die Realität ‘springen’ könnte. Ohne auch nur halbwegs anständige Projektplanung – versteht sich!

Sonntags hatte ich große Pläne geschmiedet, Montag morgens war ich deprimiert.

Ich war deprimiert, weil mir aufgefallen ist,

wie hoch der Berg sein würde,

den ich dafür besteigen muss,

wie lang der Weg werden wird

und wie unwahrscheinlich es ist, dass ich das schaffen werde.

Zum Glück hat mich das Handbuch  “Erfolgsfaktor Magic Innovation Leadership” erinnert:

“KEIN Berg lässt sich mit einem direkten Sprung
auf die 2.000 Meter hoch besteigen. Wer das
trotzdem versucht, würde kirre darüber werden.”

Äh, ja, richtig, kirre werden – das will ich nicht – und Sie und Ihr Team auch nicht.

(wer mehr dazu lesen will, ab S. 349 behandelt ein ganzes Kapitel weitere Details dazu)

So sorgen Sie dafür, dass große Pläne für Sie & Ihr Team durch gute Projektplanung nicht zur Pest,

sondern zur erfolgreich bestandenen Herausforderung werden:

Wesentliche hilfreiche Kerngedanken für ein gute Projektplanung sind:

1. Tipp für gute Projektplanung: Subjektive Unterforderung ist ein guter Freund.

Je harmloser und leichter die einzelnen Schritte wirken, desto eher werden wir sie kontinuierlich gehen.

2. Tipp für gute Projektplanung: Wirklich machbare Einheiten sind der wahre Zauber.

Zu grobe Arbeitspakete sind zu schwammig, das wiederum braucht zuviel Gedankenkapazität im Arbeiten. Je konkreter jeder weiss, was zu tun ist, desto wahrscheinlicher werden die Aufgaben auch termingerecht fertig. Das beinhaltet auch eine realistische Ressourcenplanung – und das wird in der Praxis wirklich selten gemacht! Ein Team, das weiß, dass es eine machbare Woche vor sich hat, wird deutlich besser arbeiten, weil sich die Energie auf die Aufgaben selbst konzentriert und nicht auf den Horror, den man vor diesem riesigen Berg hat.

3. Tipp für gute Projektplanung: Machbarkeit zu sichern ist Chefsache.

Ich weiß, dass es viele Führungs-Philosophien gibt, nach denen es quasi schon zu exaktes Mikro-Management ist, wenn ein/e ManagerIn sein Team wenigstens dabei coacht, dem Weg zu dem angestrebten Ziel in Form einer Projektplanung Struktur zu geben.

Meine persönliche Erfahrung ist, dass diese Transformation von schwammig / abstrakt zu konkret / machbar genau der Mehrwert ist, den eine gute Führungskraft leisten kann und sollte. Dafür braucht es konzeptionelles, strategisches Denken und auch Erfahrung. Alles Dinge, die logischerweise nicht von jedem Mitarbeiter erwartet werden können.

Das Mitarbeiter-Team mit einem lapidaren:

‘Ihr wisst ja jetzt, was hinten bei raus kommen soll, nutzt Eure Freiheit und wurschtelt Euch dahin durch.’

abzuspeisen gibt nicht Freiheit, sondern sorgt für massive Verwirrung & Ratlosigkeit.

Je nach Hierarchie & Organisation kann auch eine andere Führungsebene die Vorbereitung der Projektplanung übernehmen. Wenn diese bisherige keine große Projektplanungs-Erfahrung haben (und da ist es wichtig, realistisch zu sein!), dann lassen Sie den Prozess eben extern coachen (das tun krysalis consult Kunden häufig). Sie selbst sollten zumindest die dann erstellte Projektplanung für den Weg zum Ziel prüfen, ergänzen und absegnen.

Je nach Projekt kann es ja auch unterschiedliche Wege zum Ziel geben, die eine grundlegende Entscheidung erfordern.

Fragestellung z.B.: “Nehmen wir den langsameren Weg mit weniger Budget oder den schnellen, der mit mehr Budget unterstützt werden müsste? Was ist uns im Unternehmen wichtiger?”

Notfall-Coaching-Tipps für Sie & Ihr Team, wenn der Berg großer Projekte Sie zu erschlagen droht:

1. Tief durchatmen. 😉

2. Grobe Struktur rein bringen

– in “Erfolgsfaktor Magic Innovation Leadership” wird ein ganz schlichter Netzplan mit Post-Its empfohlen.

Denken Sie den Prozess vom Ergebnis her bis zum heutigen Tag zurück:

  • was brauchen wir, um bei diesem Ergebnis anzukommen?
  • Können wir das heute schon?
  • Wenn nein, wen oder was brauchen wir dafür?

Bei größeren Zielen empfehle ich außerdem dringend,

3. einen Projektplan aufzusetzen,

z.B. mit einer Gantt-Planungssoftware – wie z.B. MS Project oder Teamwork-PM.

So geht man dabei vor:

  1. Fügen Sie die groben Arbeitspakete in der im Post-It-Netzplan ermittelten Reihenfolge von vorn nach hinten ein.
  2. Unterfüttern Sie die Arbeitspakete mit To Dos.
  3. Prüfen Sie, was zuerst passieren muss und was auch noch später passieren kann.
  4. Verteilen Sie die Arbeitspakete in einer ersten logischen Reihenfolge.
  5. Checken und markieren Sie zeitliche Bedingungen – wenn z.B. eine bestimmte Freigabe erfolgen muss, damit ein nächster Prozess angestoßen wird

Der wesentliche Nutzen eines guten Projektplans:

Die Projektplanung führt uns vor Augen, dass

  • weder heute
  • noch diese Woche
  • noch nicht mal diesen Monat alles auf einmal passieren muss.

Selbst wenn sehr viel auf einmal passieren muss, können wir mit einer guten Projektplanung rechtzeitig überblicken, wann die Kapazitäten eng werden und können rechtzeitig (!) für weitere Unterstützung sorgen.

Damit haben wir den Berg schon deutlich besser im Griff und er fühlt sich viel machbarer an, oder?

Jetzt kommt der entscheidende magische Schritt,

4.  Klitzekleine Minischritte für heute zu finden.

Wie die genau aussehen, das hängt sehr vom Arbeitspaket ab, das ansteht, aber es lohnt sich.
Je nach Thema können 20min.-Einheiten hilfreich sein, zum Ideen sammeln reichen sogar 5 oder 7 Minuten-Tranchen. Es gibt auch erfolgreiche Menschen, die auf 10-Minuten-Tranchen schwören.

Weitere Tipps, wie Sie einen hohen Projekt-Berg erfolgreich besteigen:

Wenn Ihre aktuelle “Reise” zu Ihrem Ziel aus vielen kleinen Schritten besteht, die nicht direkt ein Ergebnis abwerfen, suchen Sie sich eine Symbolik, die für Sie darstellt,

wie viele Schritte Sie schon gemacht haben.

  • Das kann ein Glas mit Kaffeebohnen sein, das gefüllt wird,
  • oder 1-Pfennig-Stücke,
  • oder Sie nehmen diese Zählschnüre vom Golf
  • oder einen Rosenkranz.
  • Oder Sie machen eine Strichliste auf einem großen Wandkalender.

Es ist egal was, es muss nur taugen.

Beachten Sie die 7-Bit-Regel:

Unser Hirn überblickt nur maximal 7 Einheiten auf einmal. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Hirn sich nicht mit der Komplexität der Projektstruktur, sondern den Inhalten auseinandersetzen kann.

Das könnte für Ihre Projektplanung heißen:

  • 7 Arbeitspakete maximal,
  • 7 PPT-Folien pro Thema, etc.
  • Probieren Sie es – es fühlt sich super an, wenn der große Berg zu kleinen Hügeln wird.

Nehmen Sie sich Zeit, um diese klitzekleinen Schritte, diese sehr überschaubaren Arbeitsportionen, mit denen Sie nach vorne gehen, zu gestalten. Sie werden nachher durch viel angenehmeres Arbeit und deutlich bessere Ergebnisse belohnt werden.

Wirklich eine schlechte Idee: Die Flucht nach vorn

Aus den Beratungsprojekten bei krysalis consult und eigenen Themen kenne ich es nur zu gut: Grade wenn man motiviert ist, will man am liebsten gleich losrennen und es einfach hinter sich bringen.

Problematisch daran:

Ohne gute Projektplanung

  • setzen wir unsere Energien nicht effizient ein,
  • machen uns unsere Motivation rasch wieder kaputt und
  • – das ist am kritischsten! – Vorläufe ebenso wie die Dauer von Arbeitsprozessen sind unrealistisch
  • das führt dazu, dass Deadlines, Gesamt-Timing und damit wiederum Budgets nicht eingehalten,
  • letztendlich wird häufig sogar das Projektziel gefährdet.

Bei einem (Innovations-/Gründungs-/Projekt-) Marathon ist das einfach zu riskant.

Die wesentlichen Coaching-Tipps nochmal zum Merken:

1. Subjektive Unterforderung ist unser bester Freund.
2. Wirklich machbare Einheiten sind der wahre Zauber.
3. Machbarkeit zu sichern ist Chefsache.
4. Grobe Netzplanung als Startpunkt, Projektplanung als Zwischenschritt, kleinste Einheit als nächste Schritte.
5. Die 7-Bit-Regel: Höchstens 7 Einheiten in Angriff nehmen.

Bei der Umsetzung großer Projekte ist subjektive Unterforderung ist unser bester Freund.… Klick um zu Tweeten

Große Ziele, Pläne & Projektplanung – Zeit für Ihren Input:

  • Wie sehen Ihre Erfahrungen damit bisher aus? Wovon würden Sie anderen abraten, was hat sich bewährt?
  • Für welche Situation hätten Sie sich eine bessere Lösung oder Argumentation gewünscht?
  • Welche weiteren Gedanken, Anregungen, Inspirationen würden Sie gern ergänzen?

Hinterlassen Sie hier unten gleich Ihren Kommentar – Sie tragen damit zu einer offeneren Führungskultur in Deutschland bei.

[Bildquelle: aatlas auf Pixabay – danke!]

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